Guide d'utilisation — CashFollow

Introduction

Qu'est-ce que CashFollow ?

CashFollow permet de gérer les avances de fonds et les notes de frais au sein de votre association. Chaque demande suit un circuit de validation avant d'être réglée.

cashfollow.libradevmq.com

Tableau de bord

Total engagé

2 450 €

En attente

3

Solde caisse

1 200 €

Rôles & accès

Qui fait quoi ?

4 rôles aux permissions distinctes. Chaque utilisateur est rattaché à un rôle défini par l'administrateur.

🛡️ Administrateur

Accès complet

Valide et clôture tous les bons
Gère la caisse et les mouvements
Gère les exercices comptables
Gère les utilisateurs et structures
Configure les catégories et plafonds
Gère l'abonnement

👔 Responsable

Accès intermédiaire

Soumet des bons d'avance
Valide les bons de ses éducateurs
Consulte l'historique de son équipe
Voit le tableau de bord

💼 Économ

Accès caisse

Gère les caisses et mouvements
Consulte tous les bons
Accès à l'historique complet
Voit le tableau de bord

👤 Éducateur

Accès par PIN

Crée des bons d'avance
Crée des notes de frais
Dépose des justificatifs
Consulte ses propres bons

Premiers pas

Se connecter

Selon votre rôle, la méthode de connexion diffère.

A Admin / Responsable / Économ

🔐 Connexion email

Email

admin@association.fr

Mot de passe

••••••••

Se connecter

E Éducateur

🔑 Accès PIN

Email

educateur@asso.fr

Saisir 4 chiffres sur le pavé numérique

💡

Mot de passe oublié ? Cliquez sur « Mot de passe oublié ? » sous le bouton de connexion. Un email de réinitialisation vous sera envoyé. Pour un PIN oublié, contactez votre administrateur.

Rôle Éducateur

Créer une demande

En tant qu'éducateur, vous pouvez soumettre deux types de demandes : un bon d'avance (argent demandé à l'avance) ou une note de frais (remboursement après avance personnelle).

📄 Bon d'avance

1

Cliquer sur « + Nouveau bon »

Bouton disponible en haut à droite du tableau de bord ou depuis le menu Bons d'avance.

2

Remplir le formulaire

Indiquez le montant demandé, la catégorie (ex: Matériel scolaire, Sorties…), la structure concernée et le motif de la demande.

3

Soumettre

Le bon passe au statut En attente. Votre responsable et l'admin reçoivent une notification.

4

Déposer les justificatifs

Une fois le bon validé et l'avance reçue, vous devez déposer les factures/reçus. Le bon passe en statut À régulariser.

Nouveau bon d'avance

🧾 Note de frais

1

Cliquer sur « + Nouvelle note »

Utilisez ce type quand vous avez déjà avancé vos propres fonds et souhaitez être remboursé.

2

Renseigner le montant dépensé et la date

Indiquez le montant exact dépensé, la date de la dépense et joignez si possible les justificatifs directement.

3

Attendre validation et remboursement

L'admin valide et crée le mouvement de remboursement en caisse.

⚠️

Conservez toujours vos tickets de caisse et factures. Sans justificatif, la régularisation ne peut pas être clôturée.

Rôle Responsable

Valider les demandes

Le responsable valide en premier les bons de ses éducateurs avant qu'ils n'atteignent l'administrateur.

1

Consulter les notifications

La cloche 🔔 en haut à droite signale les bons en attente de votre validation. Un point rouge indique de nouveaux éléments non lus.

2

Ouvrir le bon concerné

Depuis la page Bons d'avance, cliquez sur le bouton ⋯ en bout de ligne pour accéder aux actions disponibles.

3

Valider ou refuser

Après validation responsable, le bon passe à Validé responsable et remonte à l'administrateur.

Bons d'avance

N° bon	Éducateur	Montant	Catégorie	Statut
BON-042	M. Laurent	150 €	Matériel scolaire	En attente	⋯
BON-041	S. Moreau	80 €	Transport	Validé	⋯

Rôle Économ

Gérer la caisse

L'économ assure le suivi quotidien de la trésorerie : entrées, sorties, et solde des caisses.

1

Accéder à la page Mouvements

Depuis le menu latéral, section Caisse → Mouvements. Toutes les entrées et sorties de trésorerie y sont listées.

2

Enregistrer un mouvement manuel

Utilisez le formulaire Mouvement manuel pour enregistrer une entrée (approvisionnement) ou une sortie (paiement divers) qui ne correspond pas à un bon.

3

Surveiller le solde

Le solde de chaque caisse est visible dans le tableau de bord et sur la page Mes caisses. Une alerte rouge s'affiche si le solde passe en dessous du seuil configuré.

Mes caisses

Caisse principale

+ 1 200 €

Dernier mvt : 18/04

Caisse Foyer A

+ 340 €

Dernier mvt : 17/04

Rôle Administrateur

Gérer l'ensemble

L'administrateur a accès à toutes les fonctionnalités. En voici les principales.

👥

Gérer l'équipe

Menu Administration → Équipe. Ajoutez, désactivez des utilisateurs, modifiez leur PIN ou mot de passe.

🏢

Gérer les structures

Menu Administration → Structures. Créez des sous-structures (foyers, antennes…) et modifiez ou supprimez-les.

📅

Exercices comptables

Menu Administration → Exercices. Créez les périodes (ex: 2025-2026), modifiez le solde d'ouverture, clôturez un exercice.

⚙️

Paramètres

Personnalisez les catégories, les plafonds par rôle, l'alerte de solde bas, votre profil et les infos de l'organisation.

Clôturer un bon

1

Valider le bon (après validation responsable)

Le bon passe à Validé admin. L'argent peut être remis à l'éducateur.

2

Attendre les justificatifs

L'éducateur dépose les factures. Le bon passe à À régulariser.

3

Clôturer le bon

Vérifiez les justificatifs, saisissez le montant réel dépensé. Si un écart existe, la différence est gérée automatiquement. Le bon passe à Clôturé.

Exporter les données

Depuis la page Historique, utilisez les boutons d'export :

📄 Rapport PDF

📊 Export Excel

Référence

Cycle de vie d'un bon

Chaque bon d'avance passe par les étapes suivantes :

Brouillon

→

En attente

→

Validé responsable

→

Validé admin

→

À régulariser

→

Clôturé

Refusé

— possible à toute étape par le responsable ou l'admin

Statut	Qui agit ?	Action suivante
Brouillon	Éducateur	Soumettre la demande
En attente	Responsable	Valider ou refuser
Validé resp.	Administrateur	Valider et remettre l'argent
Validé admin	Éducateur	Déposer les justificatifs
À régulariser	Administrateur	Vérifier et clôturer
Clôturé	—	Archivé, visible dans l'historique

✅

Chaque action est enregistrée dans la timeline du bon (visible en ouvrant le détail). Vous pouvez suivre tout le circuit de validation en temps réel.